Cloud computing atau komputasi awan menyajikan model baru untuk layanan teknologi informasi yang melibatkan jaringan secara keseluruhan untuk melayani permintaan akses bersama yang terukur secara dinamis dan elastis serta memanfaatkan sumber daya virtual. Cloud computing memiliki potensi untuk memperbaiki pengelolaan suatu sistem serta menawarkan kecepatan akses, fleksibilitas, skalabilitas dan efisiensi biaya.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia pendidikan khususnya di Indonesia masih tergolong rendah dan belum merata. Permasalahan ini disebabkan oleh karakteristik umum institusi pendidikan seperti rendahnya daya beli sarana prasarana teknologi informasi, kurangnya sumber daya manusia yang berkompeten, serta banyak pengguna sistem yang masih awam terhadap hal tersebut. Berdasarkan karakteristik tersebut, ada beberapa kriteria teknologi informasi yang cocok untuk diimplementasikan pada institusi pendidikan di Indonesia, yaitu murah meriah, mudah digunakan, mudah dan murah dalam perawatan, serta mudah dalam mendapatkan dukungan teknis.
Ada beberapa keuntungan yang dapat dilihat dari perkembangan Cloud Computing ini, diantaranya yaitu lebih efisien karena menggunakan anggaran yang rendah untuk sumber daya. Membuat lebih egality, dengan mudah dapat berorientasi pada profit dan perkembangan yang cepat. Membuat operasional dan manajemen lebih mudah, dimungkinkan karena sistem pribadi atau perusahaan yang terkoneksi dalam satu cloud dapat dimonitor dan diatur dengan mudah. Menjadikan koloborasi yang terpecaya dan lebih ramping. Membantu dalam menekan biaya operasi biaya modal pada saat kita meningkatkan reliability dan kritikal sistem informasi yang kita bangun.
Namun selain banyak memberikan keuntungan namun ada juga dampak yang bisa ditimbulkan dengan menggunakan cloud computing, diantaranya data yang kita upload ke database tempat kita melakukan cloud computing, bila terjadi maintenance dan tidak bisa diperbaiki, kemungkinan besar data-data kita akan hilang dan tidak bisa kembali. Membutuhkan koneksi internet yang lumayan cepat. Yang paling riskan yaitu masalah pada keamanan data yang rawan di-hack. Cloud Computing tidak bebas risiko atau benar-benar aman. Manajemen bertanggung jawab untuk menangani risiko keamanan untuk melindungi sistem dan data. Penerapan kebijakan dan prosedur terhadap pengendalian risiko Cloud Computing ini penting untuk menjamin kinerja dan keamanan data.
Cloud computing merupakan teknologi yang sangat cocok digunakan untuk menunjang proses pembelajaran di institusi pendidikan. Seperti telah dijelaskan, Cloud computing merupakan teknologi dengan biaya rendah dan mudah digunakan. Selain itu, saat ini juga telah banyak resource baik berupa aplikasi dan layanan yang dapat dimanfaatkan untuk menerapkan teknologi informasi khususnya Cloud Computing pada institusi pendidikan, meliputi Information System, Learning Management System, Communication & Collaboration, dan Productivity Tools.
Information system atau sistem informasi adalah aktivitas mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi menggunakan perangkat teknologi informasi. Dengan memanfaatkan sistem informasi pekerjaan tentu saja dapat diselesaikan dengan cepat dan efisien. Namun, biaya perancangan, pengembangan, dan perawatan sistem informasi masih relatif tinggi apalagi bagi institusi pendidikan dengan anggaran yang minim. Sebagai solusi, institusi pendidikan dapat memanfaatkan layanan cloud computing OPENSIS (Open Source Student Information System). OPENSIS merupakan penyedia layanan cloud computing khususnya sistem informasi dengan fitur dan modul yang lengkap mulai dari pengelolaan data siswa, transkip, maupun penjadwalan. Institusi pendidikan tidak perlu lagi mengembangkan sistem informasi secara standalone dan lebih menghemat biaya.
Learning management system adalah suatu perangkat lunak atau software yang digunakan untuk keperluan administrasi, dokumentasi, laporan sebuah kegiatan belajar mengajar dan kegiatan secara online (Internet based), aktivitas dan interaksi dilakukan secara online. Dengan LMS proses belajar mengajar menjadi lebih fleksibel tanpa harus bertatap muka di kelas. Materi dan dokumen akademik yang dikemas dalam bentuk digital memudahkan penggunanya untuk mengakses dan belajar kapanpun dan dimanapun. Cyberworks merupakan salah satu penyedia layanan LMS berbasis cloud computing dengan jenis layanan SaaS (Software as a Service). Pengguna dapat langsung menggunakan berbagai fitur yang disediakan oleh penyedia layanan dengan cara berlangganan via web tanpa harus memikirkan proses development dan pemeliharaan sistem.
Komunikasi dan kolaborasi merupakan fitur yang menjadi keunggulan teknologi Internet based. Interaksi menjadi lebih mudah dan hemat biaya. Institusi pendidikan dapat memanfaatkan fitur ini untuk menyelenggarakan kuliah jarak jauh ataupun teleconference antar institusi pendidikan. Salah satu aplikasi yang dapat dimanfaatkan adalah Google Talk (GTalk). Google Talk memungkinkan dilakukannya komunikasi dengan bertatap muka melalui suara dan video, selain itu para pengguna dapat saling berbagi file satu sama lain. Google Talk juga dapat dipadukan dengan Gmail dan juga memiliki antarmuka programatik XMPP.
Aplikasi untuk mendukung produktivitas kerja berbasis web seperti aplikasi word processor, email, dan organizer telah banyak tersedia secara gratis. Pengguna tidak perlu lagi membeli lisensi untuk dapat menginstall dan menggunakannya secara konvensional melalui desktop. Pengguna dapat menggunakan aplikasi ini secara gratis melalui halaman web, sebagai contoh layanan yang disediakan oleh Google seperti Google Docs, Gmail, Google Calender, Google Translate, Google Groups, dan lain-lain. Layanan semacam ini tentu saja sangat membantu institusi dan civitas akademik dalam pengadaan dan penghematan biaya investasi teknologi informasi.
Untuk penerapannya, pemerintah merupakan salah satu pihak yang diharapkan dapat memberikan dukungan bagi institusi pendidikan melihat keterbatasan yang dimilikinya. Ini masuk tahap Early Learning. Program penyuluhan perlu dilakukan secara berkesinambungan dan dikomunikasikan dengan baik agar institusi pendidikan dapat memperoleh pengetahuan, manfaat, dan pengaruh cloud computing. Pemerintah juga dapat bekerja sama dengan penyedia layanan cloud computing dalam pengadaan program ini.
Setelah itu melakukan analisis mengenai implementasi cloud computing pada dunia pendidikan di Indonesia. Pada tahap ini kebutuhan dari institusi pendidikan diidentifikasi melalui studi lapangan untuk memperoleh data primer. Data ini kemudian dianalisis agar memenuhi dua faktor pendorong adopsi teknologi, yaitu Perceived of Usefulness (POU) dan Perceived Ease of Use (PEOU). Menurut POU, institusi pendidikan perlu mengetahui manfaat dan bagaimana cloud computing dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas pendidikan. Sedangkan pada PEOU, institusi pendidikan harus merasakan kemudahan dalam mengoperasikan teknologi informasi berbasis cloud computing.
Langkah selanjutnya adalah menganalisis kesiapan institusi pendidikan dalam mengimplementasikan teknologi informasi ini. Pengelola atau pimpinan institusi pendidikan perlu mengetahui kondisi internal saat ini seperti sumber daya manusia, keuangan, infrastruktur pendukung agar dapat membuat keputusan yang tepat dalam mengimplementasikan cloud computing. Tidak lupa dilakukan analisis dampak agar institusi pendidikan dapat melakukan penyesuaian terhadap perubahan kondisi yang mungkin terjadi di masa mendatang, seperti biaya berlangganan layanan teknologi informasi per bulan.
Tahap evaluasi solusi meliputi benchmarking ke beberapa vendor cloud computing untuk memilih layanan yang tepat. Alat bantu seperti Magic Quadrant oleh Gartner dapat digunakan untuk membantu institusi pendidikan dalam memilih penyedia layanan atau vendor cloud computing yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kondisi internal institusi. Konsep Service-Oriented Architecture (SOA) dapat digunakan untuk memudahkan institusi pendidikan dalam memilih vendor, sehingga produk yang ditawarkan lebih mudah dimengerti karena sudah berupa service. Selain itu, pada tahap ini juga dievalusi kesiapan lingkungan pendukung, seperti isu isu low bandwidth, security dan privacy, serta isu legal.
Kemudian masuk pada tahap adopsi. Tahap ini dibuat keputusan mengenai penyedia layanan atau vendor yang dipilih untuk penerapan cloud computing beserta jenis fitur dan layanan yang dipilih. Setelah diputuskan, akan direncanakan proses migrasi data dan konfigurasi lainnya. Selanjutnya rencana tersebut dieksekusi dengan melakukan integrasi sistem cloud (aplikasi, platform, infrastruktur), outsourcing, perancangan Service Level Agreement (SLA), dan pembuatan kontrak dengan penyedia layanan. Setelah itu memasuki tahap manajemen, meliputi proses setelah implementasi, seperti masalah pengelolaan, dukungan teknis, evaluasi kinerja, dan pemeliharaan selama penerapan cloud computing.
Penerapan cloud computing bisa jadi merupakan solusi yang menjawab kebutuhan institusi pendidikan akan teknologi informasi yang efektif dan efisien. Solusi ini dapat menunjang proses belajar mengajar untuk institusi yang memiliki sumber daya terbatas, baik dari segi modal, sumber daya manusia. Beberapa tantangan yang harus dihadapi untuk mengimplementasikan teknologi ini di Indonesia diantaranya adalah masalah keamanan dan keterbatasan bandwidth. Oleh karena itu dibutuhkan suatu strategi yang tepat guna untuk proses adopsi teknologi ini. Lima tahap pada strategi ini meliputi tahap early learning, tahap analisis, tahap evaluasi solusi, tahap adopsi, dan tahap manajemen. Penggunaan strategi ini dengan baik diharapkan dapat menjadi faktor kunci keberhasilan penerapan cloud computing di Indonesia khususnya sektor pendidikan.
